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清算人は、会社の帳簿、事業及び清算に関する重要な資料を本店所在地における清算結了登記のときから10年間保存しなければなりません。清算に関して後日問題が生じたときに備えて、資料を保存しておく必要があるからです。
清算人会設置会社の場合は、代表清算人または業務執行清算人が保存します。
保存すべき帳簿資料は、会社法上の帳簿だけでなく、事業及び清算に関する重要な資料も保存しなければなりません。
事業に関する重要な資料として、
1.株主総会議事録
2.取締役会議事録
3.確定申告書の控え
4.事業に関して授受された信書又はその控え、受領書
清算に関する重要な資料として
1.清算人会議事録
2.株主総会議事録
3.財産目録、貸借対照表、事務報告、決算報告
4.現務の結了のために授受された信書又はその控え
など、保存しなければいけません。
帳簿資料は、会社の利害関係人であれば誰でも閲覧できるわけではありません。
帳簿資料には、会計帳簿だけでなく営業及び清算に関する重要な資料が含まれ、清算結了後も秘匿にしておく必要のある情報が記載された資料が存在する可能性があることから、利害関係人というだけでは閲覧請求は認められません。閲覧請求したい者は、裁判所にその旨の認可をもらう必要があります。
帳簿資料の保存は、通常清算人が行いますが、必ずしも清算人がしなければならないわけではありません。清算人が帳簿資料を保存することが困難な場合は、裁判所は帳簿資料を保存する者を選任することができます。
利害関係人より、裁判所へ申立をすることにより選任されます。
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